Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực vận tải, Tập đoàn Logitem Nhật Bản đã đầu tư, kinh doanh vận tải hàng hóa và hành khách tại Việt nam bắt đầu từ năm 1994. Với mục tiêu trở thành một trong những đơn vị kinh doanh vận tải uy tín được tin tưởng nhất tại Việt Nam, đồng thời muốn đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế Việt Nam, chúng tôi muốn chia sẻ những kiến thưc cơ bản về vận tải hàng hóa theo quan điểm kinh doanh vận tải hàng hóa của Nhật Bản.
I. Kiếu thức căn bản về quản lý vận tải hàng hóa
 |
 |
Vai trò của vận tải hàng hóa
Vận tải hàng hóa là yếu tố căn bản mà cốt lõi nhất trong Logistics. Trong vận tải hàng hóa được ra thành vận tải đường dài và vận tải đường ngắn. Vận tải đường dài để chỉ vận chuyển nối liền tuyến đường giữa các thành phố và tỉnh. Vận tải đường ngắn để chỉ vận chuyển trong cùng khu vực chẳng hạn như khu vực thủ đô, khu vực miền nam, miền trung. Trong vận tải hàng hóa, việc vận chuyển các lô hàng đến nơi giao cuối cùng được gọi là giao hàng.
Tầm quan trọng của quản lý vận tải
Quản lý vận tải giữ vai trò quan trọng nhất trong quản lý Logistics. Tại Nhật Bản, chi phí vận tải chiếm 50% của tổng chi phí Logistics. Vận tải bằng xe tải chiếm 70% của tổng khối lượng vận tải hàng hóa.
Hơn nữa, trong cơ cấu chi phí vận tải bằng xe tải tại Nhật Bản, chi phí thu nhập của người lái xe chiếm hơn một nửa. Do đó chúng ta phải quản lý thật tốt về lịch vận tải, chi phí, dịch vụ và an toàn của cả tuyến đường dài và đường ngắn.
Lợi thế của vận tải bằng xe tải
Lợi thế của vận tải bằng xe tải là không cần quỹ đạo, vì vậy xe tải là phương tiện có thể thực hiện được dịch vụ “Door to Door”, tức là thực hiện cả công việc giao hàng giữa Trung tâm Logistics đến cửa hàng.
Vì vậy, nếu chúng ta tính toán tốt việc lựa chọn chủng loại xe tải, chủng loại lốp, có thể giảm đáng kể chi phí nhiên liệu và chi phí vận tải bằng xe tải.
Quản lý phương tiện vận tải
Thực hiện 5S cho việc quản lý phương tiện vận tải. Sàng lọc và sắp xếp trong cabin và thùng chứa hàng, rửa xe và vệ sinh trong, ngoài xe với mục tiêu giữ cho xe luôn trong tình trạng sạch sẽ. Không cho lái xe trang trí và để đồ vật không cần thiết bên trong và bên ngoài phương tiện.
Người lái xe phải kiểm tra hàng ngày cabin, phần máy và xung quanh xe. Ghi chép đầy đủ thông tin và nội dung vào bảng danh mục kiểm tra (check sheet). Khi công tác quản lý phương tiện được thực hiện tốt, nhận thức của người lái xe sẽ được nâng cao hơn và phát huy niềm tự hào nghề nghiệp của mình.
5S được hiểu theo ý nghĩa sau:
-Sàng lọc nghĩa là phân loại những gì cần và không cần rồi bỏ đi loại nào không cần nữa.
-Sắp xếp nghĩa là để cất đồ đạc sao cho dễ lấy
-Sạch sẽ là luôn thu dọn cho gọn gàng, ngăn lắp.
-Săn sóc là duy trì sàng lọc và sắp xếp.
-Sẵn lòng là thói quen lúc nào cũng thực hiện sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc.
Chất lượng vận chuyển và 5S
Bốc dỡ hàng nhẹ tay, chú ý không để xảy ra xếp nhầm, giao nhầm, giao chậm, làm hỏng, làm bẩn. Hơn nữa, cần chú ý về lời nói và thái độ khi tiếp xúc với khách hàng. Trong doanh nghiệp Logistics, phải thực hiện giáo dục 5S cho đội ngũ lái xe, đặc biệt phải triệt để “Sẵn lòng”.
Quản lý an toàn
Để phòng tránh sự cố giao thông của phương tiện vận tải, chúng ta phải thường xuyên kiểm tra các kế hoạch vận chuyển và giao xe có được bố trí hợp lý hay không. Đối với lái xe, không chỉ chú ý nâng cao ý thức về lái xe an toàn, mà còn phải nâng cao kỹ thuật điều khiển phương tiện.
Ngoài ra, để ngăn chặn các sự cố phát sinh do nguyên nhân như buồn ngủ, mệt mỏi, cần thực hiện chính sách quản lý sức khỏe đồng thời đào tạo nâng cao ý thức đạo đức của lái xe.
Báo cáo hàng ngày của bộ phận điều hành phương tiện vận tải
Chúng ta phải theo dõi kỹ cả quá trình hoạt động của phương tiện vận tải như nhận lệnh vận chuyển, khu vực đi giao hàng, số điểm giao nhận, thời gian huy động, KM huy động, nhiên liệu tiêu hao, sự cố/tai nạn xe và người.
Ngoài ra, phải thu thập thông tin về hiện trạng nơi giao nhận hàng và hiện trạng đối thủ cạnh trạnh. Phải kiểm tra hàng có bị trả lại hay không, đã đối ứng như thế nào. Về chi phí sửa chữa, khi nào làm phiếu yêu cầu thanh toán, phải ghi chép số tiền thanh toán theo ngày. Đối với xe của nhà thầu phụ , việc kiểm soát hàng ngày cũng được thực hiện bằng báo cáo và các bảng biểu theo dõi xe thầu phụ.
II. Các hoạt động cải tiến hiệu suất vận tải hàng hóa
Cải tiến thu gom, đóng gói hàng hóa theo lô
Hãy cố gắng thu gom hàng hóa thành lô lớn. Việc bốc xếp các thùng hàng nhỏ lẻ bằng tay là rất vất vả, năng suất lao động rất thấp.
Chúng ta phải tìm cách sử dụng các loại pallet như Roll Cage Trolley (xe đẩy chứa hàng), Mesh Pallet (pallet lưới). Tuy nhiên, khi đưa vào sử dụng cần tìm cách không làm giảm hiệu suất chứa hàng.
Quản lý hiệu suất huy động xe
Nếu tỉ lệ luân chuyển xe thấp, chắc chắn thời gian chờ lệnh tại trung tâm Logistics rất lâu. Chúng ta phải theo dõi tỷ lệ luân chuyển xe thường xuyên để nâng cao hiệu quả hoạt động của trung tâm Logistics. Trong trường hợp đã có chỉ định thời gian giao hàng hoặc có quy định giới hạn về thời gian nhận lệnh xuất/ nhập hàng (cut- off time) thì cần phải tính toán phương án điều hành xe hợp lý để không làm giảm hiệu suất điều hành xe.
Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển
Để giảm chi phí vận chuyển, phải thực hiện tối ưu hóa tuyến đường nhận hàng. Nếu tuyến đường không hợp lý, phải có nhiều xe. Ngoài ra, phải rà soát lại tuyến đường giao hàng, số lô hàng giao nhận, kích thước hàng hóa có hợp lý hay không.
Tìm hiểu về nguyên nhân chính của việc giao nhầm giao chậm
Nếu yêu cầu của khách hàng về thời gian, kế hoạch sắp xếp, giá cước là vô lý, có thể gây ảnh hưởng xấu cho việc giao hàng. Chúng ta phải xem xét kỹ yêu cầu của khách có hợp lý hay không.
Hình thành mạng lưới
Bằng cách thực hiện tối ưu hóa thầu phụ vận chuyển, chi phí vận chuyển, tuyến đường vận chuyển, chúng ta có thể nâng cao hiệu suất, giảm chi phí và rút ngắn thời gian vận chuyển. Bên cạnh các hoạt động cải tiến và cải cách hệ thống, chúng ta phải lưu ý cả công tác cải tiến cơ chế hoạt động hiện hành như cải tiến hiện trường, tạo thêm cơ sở Logistics mới, gom lại các cơ sở Logistics cũ.
Công việc hình thành mạng lưới vận chuyển đòi hỏi nhiều thời gian. Việc này không chỉ yêu cầu những kinh nghiệm tích lũy tại hiện trường Logisitics mà còn cần thiết thực hiện các hoạt động cải cách kinh doanh.
Bên cạnh việc giảm chi phí vận chuyển, cần có tầm nhìn tổng thể về chuỗi cung ứng dựa vào chiến lược lâu dài mới có thể xây dựng được mạng lưới vận chuyển tối ưu.
III. Những bước tiếp theo trong việc cải tiến vận chuyển hàng hóa
 |
 |
Logistics chung
Áp dụng Logistics chung sẽ có hiệu quả giảm chi phí, đồng thời giảm ảnh hưởng tới môi trường thiên nhiên. Nếu hàng hóa được chứa trong container, chúng ta không chỉ áp dụng đối với riêng phương tiện vận chuyển bằng xe tải mà còn áp dụng cho vận chuyển bằng cả đường sắt và đường biển.
Logistics chung bao gồm cả việc sử dụng chung Trung tâm Logistics nữa. Để thực hiện hình thức Logistics chung, hai chủ hàng phải xem xét kỹ về các điều kiện phức tạp như quan hệ cạnh tranh, cân đối lại hàng hóa của nhau.
Vận chuyển chung trong khu vực
Thực hiện vận chuyển và giao hàng chung trong cùng thành phố hoặc cùng khu vực sẽ giúp giảm chi phí đáng kể. Hàng hóa của các chủ hàng mà không phải là các đối thủ cạnh tranh cùng lĩnh vực kinh doanh thì có thể gom lại với nhau để giao nhận cùng chuyến xe. Áp dụng việc này không chỉ làm giảm chi phí vận chuyển mà còn nâng cao hiệu suất gom hàng.
Vận chuyển chung đường dài
Nếu 2 chủ hàng có nhu cầu vận chuyển đường dài ngược chiều nhau, họ có thể áp dụng phương án hàng 2 chiều. Nếu khối lượng, hình dáng hàng hóa của họ tương tự nhau và đều không có yêu cầu vận chuyển gấp thì họ sẽ là đối tác thực hiện vận chuyển đường dài 2 chiều.
Thay đổi phương thức vận chuyển (Modal shift)
Thay đổi phương thức vận chuyển bằng xe tải chuyển sang đường sắt hoặc đường biển để thực hiện tuyến vận chuyển đa phương thức được gọi là Modal Shift.
Một phần của tuyến vận chuyển bằng xe tải được chuyển đổi sang phương thức đường sắt hoặc đường biển có thể giảm được khí thải CO2 đáng kể.
