Làm sao kinh doanh Trung tâm Logistics hiệu quả hơn (ii)
Trong trung tâm Logistics, bên cạnh quy trình hàng hóa còn có nhiều quy trình khác như quy trình tuyến đường đi lại ( Công nhân di chuyển), quy trình chứng từ, quy trình thông tin (phiếu chọn hàng, phiếu soạn hàng), quy trình xe ra vào, xe nâng, xe đẩy đi lại. Trung tâm Logistics hiệu quả là nơi không có sự lãng phí, bất hợp lý hoặc không đồng đều trong quy trình con người, hàng hóa, thông tin, mà luôn có sự phối kết hợp nhịp nhàng và tràn đầy sinh khí tại hiện trường.
Là người kinh doanh trong ngành Logistics, chúng ta phải hết sức lưu ý đến tình trạng trên tuyến đường thao tác của các hiện trường tại trung tâm Logistics. Chúng ta cần tạo ra môi trường thuận lợi cho các công đoạn thao tác không bất hợp lý, không lãng phí, không bất thường. Nếu tuyến đường thao tác bị chồng chéo hoặc bị phức tạp hóa trong trung tâm Logistics sẽ dẫn đến sự kém hiệu quả trong thao tác của người lao động cũng như luân chuyển hàng hóa.
Tuyến đường đi lại
Một trong những nguyên nhân phát sinh nhiều thời gian tại trung tâm Logistics là do cự ly đi lại và khoảng cách di chuyển hàng hóa quá dài, quá xa. Chúng ta phải tìm cách rút ngắn lại tuyến đường và khoảng cách di chuyển hàng hóa trong khả năng có thể để giúp công nhân làm việc thuận lợi và hiệu quả hơn.
Quy trình xe nâng
Nếu nhận thấy tuyến đường đi lại của xe nâng chưa hợp lý chẳng hạn như xe nâng không chở hàng đi lại nhiều thì cần phải cải tiến, không để xảy ra tình trạng lúc cần thiết lại không tìm thấy chiếc xe nâng nào.
Quy trình xe tải
Trường hợp xe xuất nhập hàng chồng chéo nhau gây tắc nghẽn thì cần thay đổi, sắp xếp lại khu vực nhập xuất, lịch xuất nhập hàng để quá trình nhập hàng, xếp dỡ hàng, xuất hàng trôi chảy. Chúng ta cần tính toán kỹ lưỡng về năng lực bốc dỡ hàng của trung tâm Logistics mình để sắp xếp nhịp nhàng cho xe nhập hàng và xe xuất hàng ra vào đúng kế hoạch, tránh sự lộn xộn, bất hợp lý tại hiện trường.
Kho có nhiều tầng
Trường hợp kho hàng có kết cấu nhiều tầng, tầng trệt phải tập trung chức năng xuất nhập hàng, tầng 2 tập trung chức nâng gia công hàng hóa, tầng 3 trở lên dùng cho bảo quản. Các công việc tháo dỡ, mở hàng, đóng hàng vào thùng giấy carton được thực hiện tại các tầng để quá trình bốc dỡ hàng hóa được nhanh chóng, tối ưu nhất. Những hàng hóa có tần suất xuất nhập nhiều không nên để ở tầng cao.
Trung chuyển
“Trung chuyển” tức là việc di chuyển hàng hóa trong cùng khu vực hoặc cùng cơ sở với nhiều lý do. Việc di chuyển này phát sinh từ những chồng chéo trong từng khu vực và cơ sở kho hàng. Nhiều khi việc trung chuyển được thực hiện với tuyến đường không phải là ngắn nhất. Vì thế chúng ta phải tìm cách tối ưu hóa trong việc di chuyển hàng hóa nhằm mục đích giảm chi phí Logistics.
Di chuyển lên xuống
“Di chuyển lên xuống” là việc di chuyển hàng hóa bằng thang máy hoặc máy nâng trong cùng cơ sở kho hàng có nhiều tầng. Khi kho loại này nhận hàng chuyển lên tầng trên, bắt buộc phải di chuyển lên xuống. Trong mùa cao điểm, tần suất sử dụng thang máy và máy nâng tăng cao dẫn đến thời gian chờ lâu hơn làm cho giờ làm việc của hiện trường củng phải giãn ra.
Đảo hàng/ tìm hàng
“Đảo hàng” nghĩa là đảo lại vị trí của hàng hóa để lấy hàng ở phía trong hoặc bên dưới. Việc này phát sinh để lấy hàng ở vị trí tạm thời nên đây là một công việc vẫn cần tại Kho hàng.
“ Tìm hàng” nghĩa là công việc tìm vị trí của hàng hóa. Không biết hàng hóa được bảo quản ở đâu thì không thể kịp thời xử lý xuất nhập hàng và chọn hàng, đồng thời mất thêm thời gian và công sức vào việc tìm hàng.
Cả đảo hàng và tìm hàng là yếu tố kéo dài thời gian làm việc.
WOCT
WOCT (Warehouse Order Cycle Time) là quãng thời gian từ thời điểm nhận lệnh xuất hàng đến khi hoàn thành chuẩn bị xuất hàng bao gồm chọn hàng, dán nhãn hàng, gia công hàng. WOCT càng ngắn thời gian giao hàng càng nhanh. Chất lượng dịch vụ cho khách hàng của hiện trường sẽ được đánh giá cao. Tùy theo ngành nghề bán hàng mà khoảng thời gian này sẽ có sự khác nhau, tuy nhiên thời gian trung bình là khoảng từ 3-4 giờ đồng hồ.
Sàng lọc và sắp xếp thông tin
Ngoài hàng hóa vật tư thì thông tin cũng cần được sàng lọc và sắp xếp hợp lý. Các thông tin cần thiết phải sử dụng phiếu hoặc nhãn để dễ nhận ra. Những thông tin hoạt động kinh doanh Logistics có thể ghi lại số liệu cần làm biểu thống kê và lưu giữ số liệu.
Các số liệu và tài liệu cần thiết theo dõi phải bố trí nơi gần nơi mình làm việc sao cho dễ tìm. Việc sàng lọc, sắp xếp dữ liệu thông tin hợp sẽ rút ngắn thời gian tìm tài liệu và tăng hiệu suất lao động.
Điểm quan trọng đáng được quan tâm tại hiện trường
Chúng ta phải kiểm tra tại hiện trường có tình trạng cẩu thả, ì ạch hay không. Cụ thể là các lãng phí thời gian và sức lực như tìm đồ, chờ đợi, sửa lại, di chuyển, đi lại, chờ chỉ thị, gián đoạn thao tác. Có tình trạng giao chậm, giao nhầm xảy ra do môi trường thao tác lộn xộn, chưa hợp lý hay không.
Tính đặc thù của hàng hóa bảo quản
Chúng ta phải nắm rõ về hàng hóa của trung tâm bảo quản bằng cách thống kê số lượng, chủng loại hàng hóa và số lượng xuất nhập hàng trong một ngày. Hơn nữa, kích thước và trọng lượng hàng sau khi đóng gói cũng phải kiểm tra kĩ lưỡng.
Soạn thảo quy trình công việc
Chúng ta cần phải soạn thảo quy trình công việc trong đó mô tả chi tiết trình tự thực hiện các công việc. Ngoài mô tả trình tự công việc cần ghi rõ những điểm quan trọng, bí quyết, điểm chú ý trong quá trình thực hiện công việc đó. Qua công việc soạn thảo quy trình thao tác, đẩy mạnh sự tiêu chuẩn hóa, nâng cao hiệu suất. Và sau mỗi lần thực hiện cải tiến, cần phải cập nhật quy trình thao tác.
Tuyến tầm nhìn tại hiện trường
Để quản lý tốt con người, hàng hóa và thông tin, chúng ta phải để ý đến tuyến tầm nhìn tại hiện trường. Các bảng theo dõi, yết thị, biểu thị cần được đặt ở vị trí dễ nhìn thấy, đồng thời cần giảm bớt tối đa cửa ra vào ngăn cản tầm nhìn trong hiện trường nhằm khả thị hóa hiện trường.
Lãng phí bước đi lại
Hãy kiểm tra số bước đi lại hàng ngày của người làm việc trong kho bằng cách trang bị máy đếm bước, để xác nhận có lãng phí bước đi lại hay không. Người không có nhiệm vụ trong kho mà có nhiều bước đi lại cho thấy trung tâm kho hàng đang có vấn đề nào đó.
Loại bỏ thói quen bất hợp lý của trung tâm Logistics
Những sự cẩu thả trong công việc chẳng hạn như công việc cần phải thực hiện bởi một nhóm 2 người nhưng lại chỉ có một người thực hiện với quan điểm “Làm xong cho nhanh thôi” thì sẽ xảy ra nhiều sai lầm. Khi môi trường làm việc rơi vào tình trạng bất di bất dịch, rất dễ xảy ra những hiện tượng cẩu thả như thế này. Vì vậy, chúng ta phải hết sức lưu ý đến vấn đề này.
Xóa bỏ lãng phí trong việc sử dụng hộp chứa hàng
Xu hướng Logistics hiện nay là sử dụng hộp chứa hàng có thể tái sử dụng nhiều lần thay cho thùng giấy cartoon. Tuy nhiên, nếu tỷ lệ chứa hàng của hộp chứa hàng thấp thì phát sinh lãng phí. Nắp của hộp chứa hàng nếu không thực sự cần thiết thì không sử dụng. Ngoài ra, các công đoạn đóng gói cũng phải rút ngắn lại.
Trung tâm Logistics không phân tán
Trung tâm Logistics không có phân tán tức là mức độ hài lòng của khách hàng cao nhờ không phát sinh các lỗi như : không có sai lầm kiểm tra hàng hóa, không xuất hàng nhầm, không giao nhầm, không giao chậm… đồng thời, hàng hóa được bố trí nơi thích hợp nhất, thông tin vị trí của hàng hóa được biểu thị rõ ràng, sàn kho hàng có đường vạch, chỉ rõ chức năng của các vị trí.
Bản kiểm tra căn bản về 5S tại Trung tâm Logistics
Kiểm tra theo các tiêu chí 5S như sau:
Bản kiểm tra căn bản 5S của trung tâm Logistics.
Sàng lọc : Có vật tư gì không cần thiết không ?
Sắp xếp : Máy quét, xe đẩy có được bố trí đúng chỗ không ?
Săn sóc : Có thường xuyên thu dọn rác, bụi bặm nơi làm việc không ?
Sạch sẽ : Nơi làm việc có được duy trì tình trạng sạch sẽ không ?
Sẵn sàng: Các thành viên có tuân thủ quy định chung không ?
Định hướng của cải tiến
Việc vận hành Trung tâm Logistics cần được thực hiện theo định hướng và chiến lược trung dài hạn. Ví dụ định hướng là “Tăng tốc độ các công việc”, “Tăng cường an toàn lao động”, “Giảm tỷ lệ không gian đóng gói”, “Tăng tỷ lệ chứa hàng” để đưa ra các ý tưởng tương lai cho trung tâm Logistics của mình.
Phổ biến phương châm thấm nhuần cho tất cả người lao động
Các bạn phụ trách quản lý trung tâm Logistics phải phổ biến phương châm và mục tiêu đối với tất cả người lao động bao gồm cả những người làm thời vụ. Chúng ta phải nhắc lại và chỉ thị cho đến khi mọi người hiểu hết. Đồng thời, nội dung công việc, vai trò và trách nhiệm của mọi người cần được mô tả rõ ràng.
Vai trò của người chuyên nghiệp ngành Logistics
Tại Việt Nam, các công nghệ liên quan Logistics ngày càng phát triển, phải kể đến như kho tự dộng, các hệ thống Logistics như WMS, TMS, các Kho hàng cho thuê siêu hiện đại của các tập đoàn chuyên bất động sản Logistics (Việt Nam có Maple Tree). Vì vậy, chúng ta phải luôn cập nhật các biến đổi liên quan Logistics nhưng đồng thời không bị nhiễu loạn những thông tin đó mà phải tập trung tư tưởng của mình vào cải tiến hiện trường và xác định chiến lược Logistics với lòng nhiệt tình và chân thành.
